プロフェッショナル~幹事の仕事「結婚式二次会、やることリスト」

プロフェッショナル~幹事の仕事

突然舞い込んでくるビッグプロジェクト「結婚式二次会の幹事」
人数は?会費は?誰を司会にする?決められた期限と数多くの交渉作業。。。プロジェクトリーダーとして多忙を極める「幹事の仕事」をクローズアップ

明日、あなたが突然「幹事」に依頼された時のために~

2次会の準備~幹事の仕事(やること)リスト

結婚式2次会準備の主な段取りとそれに対する幹事の仕事をまとめ。

幹事依頼の連絡

新郎新婦から「幹事」の依頼がきたら可能な限り引き受けましょう。幹事を頼むのは相応の信頼と評価をされている証しなので。
時期としては2~3ヶ月前に依頼されるのが一般的です。その時に具体的な日取りはもちろん、おおまかな参加人数・パーティ形式、そして自分はどのレベルの幹事(メイン・サブ・サポートなど)なのかを聞いておくと仕事内容も明確になります。

幹事をお断りする場合は
会社のプロジェクトがあり時間があまり取れない、2次会当日に参加できない用事が入っているといった場合は、その旨を新郎新婦に早めに伝えておくのが大切です。
「任せられたけど、(ギリギリになって)できませんでした」では迷惑をかけてしまうので。
お断りする際も「メインの幹事はムリだけど簡単なサポートや受付ぐらいはできるから」と伝えておくの方が円滑な関係を構築できます。

幹事依頼の連絡

幹事同士の顔合わせ

幹事を複数名にお願いしている(とくに初対面の)場合は、新郎新婦を交えた顔合わせの場を設けてもらいます。幹事それぞれの役割(メイン・買い出し・会計など)を新郎新婦で決めておいてもらった方がスムーズに打ち合わせを進められます。

幹事同士の顔合わせ

招待客リスト作成

招待するゲストについてはやはり新郎新婦が決めます。招待客リストの作成や招待状の送付は個人情報の取扱いのため、大人数で情報を共有するのは避けた方が無難ですので「人数・名前・間柄」程度を聞いておきます。また、幹事からは「サポート役として呼んで欲しい」「余興にはこの人がおすすめ」といったゲストがいれば伝えておきます。

招待客リスト

会場選び

ゲストの人数や構成にあわせて会場を選びます。貸切レストランでアットホームに!お洒落なバースタイルで!など2次会には新郎新婦の希望があるのでこれも基本は、新郎新婦に選んでもらいます。ただし、幹事がそういったお店に詳しいのであればそっとアドバイスします。

2次会会場

招待状の送付・出席人数の確認

会場が決まったら招待客リストをもとに招待状を送付します。ここまでは新郎新婦の仕事になります。出欠の返事をいただいたら「参加人数安」「会場規模」「予算」など詳細を新郎新婦と打ち合わせます。

招待状の送付

会場担当者と打ち合わせ

当日の進行方法・機材の確認・人数(席・料理)の調整など、会場とのやりとりをメインの幹事が中心となって準備をすすめます。時間や予算的な問題があればある程度まとめて新郎新婦に相談します。

会場担当者と打ち合わせ

会計・予算管理

幹事のなかでも会計担当は、予算(ゲストの会費+新郎新婦の手出し)にあわせて会場の設備や料理、余興に必要な道具、ゲームの景品など「必要経費」を計算し、会計を行います。費用については最初に新郎新婦からまとまった額を預かる場合が多いので、領収書は必ずとっておきます。

会計

スタッフ(司会・受付・余興・カメラ撮影)の人選

2次会の進行役となる「司会者」・会費の受け渡しやチェキ撮影をする「受付係」・2次会を盛り上げてくれる「余興」担当などを友人や後輩に依頼します。お願いする内容によっては「お礼」も必要になるので、人選については新郎新婦に確認をとっておきます。

2次会司会

会場機材の準備・演出小物の買い出し

会場の音響や照明・撮影用のビデオカメラなど機材の状況を確認して必要なものがあれば追加で準備します。
そのほかにも受付撮影用のチェキや余興小物・ゲーム景品など演出用小物の買い出しも幹事の仕事になります。

会場の音響担当

プログラム決め~2次会当日の進行

当日は、受付開始の30分前には会場入りし準備を進めます。新郎新婦からは司会や会場スタッフと連携をとりながら、タイムスケジュールにあわせてプログラムを進行していきます。閉会後も3次会がある場合は撤収作業を素早く終わらせて次の会場に向かいます。

結婚式2次会のプログラム

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